Warum der digitale Stundenzettel effizienter und flexibler ist

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Die Erfassung von Arbeitszeiten ist in den meisten Unternehmen ein sogenannter „Pain Point“: Die Zettelwirtschaft zur Arbeitszeiterfassung muss zwar gemacht werden, aber weder Mitarbeiter noch der Arbeitgeber haben Lust darauf und sind zufrieden damit. Selbst wenn der Betrieb „ganz modern“ auf Excel setzt, entsteht immer noch ein enormer Zeitaufwand für die Eingabe und Auswertung der Daten.

Um den „Pain Point“ aufzulösen, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für digitale Stundenzettel: Die Arbeitszeiterfassung funktioniert damit nämlich viel effizienter und flexibler. In diesem Artikel schauen wir uns an, wie die digitalen Erfassungssysteme funktionieren und welche Vorteile sie haben.

Warum der digitale Stundenzettel effizienter und flexibler ist

Warum der digitale Stundenzettel effizienter und flexibler ist

Wie funktionieren digitale Stundenzettel?

Was früher die Stechuhr in einer Fabrik war, wird heute durch den Stundenzettel auf Papier oder durch die Excel-Tabelle im Computer abgelöst. Allerdings hängt immer noch eine Menge Arbeit daran: Denn die vorliegenden Daten müssen von einem Mitarbeiter ausgewertet werden, der in der Regel eigens dafür eingestellt und beschäftigt werden muss.

Der digitale Stundenzettel dagegen ist ein smartes System, auf das von überall aus zugegriffen werden kann. Mitarbeiter können ihre geleistete Arbeitszeit ganz einfach auf dem Handy in das Programm eingeben, wo die Daten automatisch und auf einen Blick ausgewertet werden können.

Welche Vorteile ein digitaler Stundenzettel für Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben kann, klären wir im folgenden Abschnitt.

Vorteile eines digitalen Stundenzettels

Gleitzeit und Home-Office haben in den letzten Jahren viele Arbeitgeber dafür sensibilisiert, wie wichtig ein gutes System zur Arbeitszeiterfassung für einen Betrieb ist. Die Ansprüche sind mittlerweile hoch: Die Erfassung sollte so einfach gestaltet sein, dass die Produktivität der Mitarbeiter möglichst nicht gestört wird. Trotzdem sollte das Programm eine zuverlässige Eingabe unterstützen.

Zeitersparnis

Der größte Vorteil des digitalen Stundenzettels ist sicherlich die enorme Zeitersparnis. Mussten beim Stundenzettel auf Papier alle Daten mühevoll und zeitaufwendig mit der Hand eingetragen und ausgelesen werden, funktioniert der digitale Stundenzettel vollautomatisch.

Damit gestaltet sich vor allem die Lohnabrechnung am Ende des Monats deutlich unkomplizierter und schneller: Auf einen Knopfdruck werden alle notwendigen Informationen zur Arbeitszeit eines Mitarbeiters angezeigt. Auch die Übermittlung von Daten an Behörden oder den Steuerberater ist denkbar einfach und bereitet dem Chef keine schlaflosen Nächte mehr.

Flexibilität

Für die Mitarbeiter bedeutet ein digitaler Stundenzettel eine spürbare Verbesserung ihres Arbeitsalltags. Ob vom PC im Home-Office oder vom Handy im Außendienst, auf das digitale System kann von überall aus zugegriffen werden. Das bringt maximale Flexibilität und steigert die Motivation.

Firmen, die sich fit für die Zukunft machen möchten, setzen deshalb immer mehr auf digitale Stundenzettel. Zukünftig werden die Firmen, die flexible und moderne Arbeitszeitmodelle anbieten können, auch attraktiver für die besten Mitarbeiter in der jeweiligen Branche sein.

Transparenz

Vor allem im Home-Office verschwimmen Arbeits- und Privatleben. Ein digitaler Stundenzettel kann hier helfen, Transparenz zu schaffen. Für die Mitarbeiter ist es denkbar einfach, Pausenzeiten und Arbeitszeiten in der App einzutragen. Das System zeigt außerdem sofort an, wenn vereinbarte Zeiten nicht eingehalten werden, und weist auf Stempelfehler hin.

Auch für die Führungsebene ist der digitale Stundenzettel interessant: Damit liegt nämlich eine valide Datenbasis der Arbeitsstunden der Mitarbeiter vor, die evaluiert und auf deren Grundlage die weitere Firmenpolitik geplant werden kann.

Sicherheit

Digitale Zeiterfassungssysteme sorgen für Sicherheit im Betrieb, was rechtliche Bestimmungen angeht. Vor den Behörden kann ein zuverlässiger Nachweis erbracht werden, dass etwa alle Regelungen zu Arbeits- und Ruhezeiten eingehalten wurden. Damit gestaltet sich die Nachweispflicht für Arbeitgeber deutlich einfacher.

Umweltschutz

Stichwort „papierloses Büro“: Mit einem digitalen Stundenzettel leistet ein Betrieb einen großen Beitrag zum Umweltschutz. Man überlege nur, welche Berge von Papier dadurch jährlich eingespart werden können, wenn die Zettelwirtschaft der Vergangenheit angehört.

Fazit

Digitale Stundenzettel können Betrieben dabei helfen, die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter effizienter, schneller, sicherer und umweltschonender zu gestalten.

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