Damit die Party nicht ins Wasser fällt – 5 vermeidbare Fehler bei der Partyplanung

Die Planung einer Party kann ein kompliziertes Mammutprojekt sein. Je nach Größe und Anlass der Veranstaltung müssen Sie verschiedene Dinge beachten und organisieren. Wer da den Überblick verliert, kann die Party schnell zu einem Desaster verwandeln. Damit Ihnen das nicht passiert, achten Sie darauf, die folgenden 5 Fehler bei der Partyplanung zu vermeiden.

Damit die Party nicht ins Wasser fällt - 5 vermeidbare Fehler bei der Partyplanung

Damit die Party nicht ins Wasser fällt – 5 vermeidbare Fehler bei der Partyplanung

1. Die Vorbereitungszeit ist zu kurz

Nicht jede Party benötigt eine lange Vorbereitungszeit. Eine spontane Grillparty mit den Nachbarn kann innerhalb eines Tages organisiert werden. Bei einer Hochzeit oder einem runden Geburtstag, bei dem die ganze Großfamilie eingeladen ist, kann die Planung auch einmal ein Jahr beanspruchen. Damit Sie sich bei der Vorbereitungszeit nicht verkalkulieren, sollten Sie sich vor jeder Party über Ihre Vorstellungen klar werden. Schreiben Sie sich die wichtigsten Eckpunkte auf. Wie viele Gäste planen Sie? Welchen Anlass hat die Party? Soll die Feier im Freien oder in Innenräumen stattfinden? Planen Sie besondere Highlights wie Feuerwerk oder einen DJ? Wie hoch ist Ihr Budget? Erst wenn Sie eine klare Vorstellung von Ihrer Party haben, sollten Sie an die konkrete Planung und Organisation gehen.

Generell gilt dabei: Je weniger Zeit Sie zur Verfügung haben, desto schwieriger und stressiger wird die Planung. Fragen Sie Caterer, Locations oder andere Dienstleister deshalb frühzeitig an, um im Notfall noch etwas Puffer zu haben.

2. Sie wissen nicht, wer zur Party kommt

Einer der klassischen Fehler besteht darin, auf der Einladung die Aufforderung zu einer Rückmeldung zu vergessen. Denken Sie immer daran einen Termin für eine Rückantwort in Ihre Einladung zu schreiben. Sie wollen schließlich wissen, wer zur Party kommt, wie groß die Location sein sollte und in welchen Mengen Sie Speisen und Getränke besorgen müssen. Eine ansprechende Einladung können Sie zum Beispiel mit Kaartje2go erstellen und in auch in größeren Mengen bestellen.

3. Die Location passt nicht oder Speisen und Getränke sind zu knapp

Bei der Auswahl der Raumgröße sollten Sie ebenfalls auf die Anzahl Ihrer Gäste achten. Ist der Raum zu groß und es herrscht gähnende Leere, dämpft dies die Partystimmung. Nicht anders verhält es sich, wenn sich die Gäste dicht aneinander drängen müssen. Als Faustregel gelten 2 Gäste pro Quadratmeter. Hinzu kommen Tanzflächen oder sanitäre Anlagen. Doch auch die kulinarische Versorgung sollte auf die Anzahl der Gäste abgestimmt sein. Nichts ist peinlicher als Gäste, die die Party hungrig verlassen. Planen Sie lieber etwas mehr Speisen. Getränke können Sie bei den meisten Lieferanten auf Kommission kaufen, sodass Sie überschüssige Flaschen nach der Party zurückgeben können.

4. Die Gäste fühlen sich nicht wohl

Bei der Gestaltung Ihrer Party sollten Sie nicht nur Ihre eigenen Wünsche und Vorlieben vor Augen haben, sondern auch die Bedürfnisse Ihrer Gäste. Ob sich ein Gast auf Ihrer Party wohlfühlt, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab.

Hier kann einerseits die Sitzordnung eine Rolle spielen. Die eigene Party ist sicher nicht der richtige Ort, um zum Beispiel zerstrittene Parteien mit dem Ziel der Versöhnung zueinander zu setzen. Das kann schnell nach hinten losgehen. Wenn sich Familien mit Kindern unter den Gästen befinden, gehört auch ein Angebot für die Kleinen zum Beispiel in Form einer Spielecke auf die Party. Sind Vegetarier anwesend, sollten auch sie eine gute Auswahl im Speiseangebot haben.

Achten Sie bei Ihrer Planung genau auf die Bedürfnisse Ihrer Gäste, damit sie sich wohlfühlen können. Sind Sie sich unsicher, sprechen Sie Ihre Gäste einfach an und klären im Vorfeld, was sie sich wünschen.

5. Es gibt keinen „Plan B“

Die beste Planung kann durch unvorhergesehene Ereignisse durchkreuzt werden. Ein geläufiges Beispiel ist der Dauerregen während einer Open-Air-Veranstaltung. Dem kann jedoch leicht durch Pavillons oder Partyzelte begegnet werden.

Überlegen Sie sich deshalb schon während der Planung, was schiefgehen könnte, wo Risiken für Ihren geplanten Ablauf bestehen und wie Sie darauf reagieren können.

Fazit

Die Organisation einer großen Party ist oft komplex und stressig. Planen Sie deshalb genügend Zeit ein, behalten Sie einen kühlen Kopf und vermeiden

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